Variação de contextos documentais

A Museologia, assim como a Arquivologia, tem grande importância na preservação da memória social, guardando informações geradas pela humanidade no decorrer de suas atividades. É uma disciplina que entra em contato com diversas areas de conhecimento, como a filosofia, história, sociologia, antropologia, biblioteconomia, arquivologia, arquitetura etre várias outras. Pode ser notada desde a Grécia antiga com museus para guardar informações dos mitos gregos, preservando seus conhecimentos, cultura e tradição. Desde então tem agregado seu imenso valor como expositor do legado histórico de diversas culturas, além de preservar assim a memória desses povos. Tendo hoje grande reconhecimento na preservação da cultura.

Com grande proximidade entre nossa disciplina (Arquivoligia) e a Museologia, podemos compartilhar diversos documentos de arquivo com meseus. Dessa forma foi proposto para o blog analizar os documentos escolhidos na postagem: Diplomática Sonora como fundo arquivístico, e decidir quais documentos caberiam na coleção de um museo.
Concluimos então que comprovante e o folheto não possuem características para entrar em uma coleção de museu, possuindo valor somente para nosso fundo. Já o blog pode ser considerado como peça de museu, expondo assim nossas atividades durante a realização da matéria Diplomática e Tipologia.

Diplomática Sonora como fundo arquivístco

Nesta postagem, iremos apresentar 3 documentos que fazem parte de fundo do grupo e propor uma classificação inicial para estes documentos.

Fundo Documental : Diplomática Sonora
	Espécie	Função	Tipo documental
Documento 1	Blog	Publicação e avaliação das atividades propostas em Diplomática e tipologia Documental	Blog do Grupo Diplomática Sonora.
Documento 2	Comprovante	Demonstração de despesas	Comprovante de Pagamento - Motoboy
Documento 3	Folheto	Recordação de evento/ palestra relacionado ao tema do grupo.	Folheto de divulgação – Prêmio Profissionais da música 2016

Como complemento, o registro do workshop: O Valor da Obra - ministrado por Marisa Gandelman, Diretora Executiva da União Brasileira de Compositores, durante o Prêmio Profissionais da Música 2016 em Brasília.

Comparando os Planos de Classificação

O desafio que nos foi proposto nessa semana foi o de comparar planos de classificação, o grupo Diplomática Sonora fez a comparação dos planos de classificação do  CONARQ,  do plano de classificação do Senado Federal, Fundo Isaak Francisco Rojas e o plano de classificação da ANEEL.

                                                 

O Plano de Classificação de documentos de arquivo do Senado Federal é esquematizado segundo as Funções, onde os tipos e séries de documentais estão relacionados à área, função, subfunção e as atividades que criam o documento.

Para classificar um documento nesse plano, o primeiro passo é identificar a área que produziu o documento, se foi a Área Fim ou Área Meio. A Área seria um conjunto mais abrangente de funções que a instituição exerce para atingir determinado objetivo, como resultado dessa função são criados documentos arquivísticos.

No Senado Federal as áreas de atuação são duas: Área Fim é área finalística, motivo e razão da criação do senado, denominada de Área Legislativa, a outra é a Área Meio, está é auxiliar da Área Fim, dá o apoio necessário para que o Senado Federal desenvolva sua missão institucional.

A Função nesse plano de classificação é o objetivo ou finalidade do Senado Federal, representa as atribuições naturais da instituição. Na Área Fim são identificadas as funções de: Assessoramento Técnico Legislativo, Processo Legislativo, Atividade Legislativa e Fiscalizatória em Plenário, Atividade Legislativa e Fiscalizatória das Comissões, Atividade Política dos Senadores, Ordem e Defesa do Senado Federal e Atividade dos Conselhos.A Área meio são as atividades de suporte e são divididas com as seguintes funções: Gestão Estratégica da Atividade Administrativa, Assessoria e Consultoria Jurídica, Atendimento ao Público, Comunicação Institucional, Gestão de Documentos e Informações, Gestão de Tecnologia da Informação, Gestão de Recursos Humanos, Gestão Orçamentária e Financeira

Gestão Materiais e Bens, Gestão de Serviços Gráficos e Editoriais, Segurança, Proteção e Policiamento e Gestão de Prestação de Serviços Complementares.

As funções da Área Fim e Área Meio podem ser subdivididas em  Subfunções e Atividades. A Subfunção  está relacionada a organização de atividades relacionadas a uma função.  A Atividade são as ações produzidas no exercício de uma função ou subfunção. 

Essas atividades geram documentos que associados a essas atividades são definidos Tipos Documentais. Então o Tipo ou Série Documental é o conjunto de documentos naturalmente produzidos  no exercício de uma atividade que produz e tramita e documento. O tipo documental é definido pela junção da espécie (configuração que assume o documento para a consecução de seus objetivos) relacionada com atividade que gera o documento. 

Esse Plano prevê quatro níveis até chegar ao documento, começa na função, vai para Subfunção, Atividade e por fim se chega ao Tipo Documental.

O sistema de codificação é composto por quatro campos numéricos separados por um ponto, onde cada campo representa um nível de classificação.

Assim, o primeiro campo refere-se às funções, o segundo às subfunções, o terceiro às atividades e o quarto aos tipos documentais, como no exemplo que se segue:

Código de Classificação	Nível de Classificação
54	Função	Gestão de Documentos e Informações
54.01	Subfunção	Normatização da Gestão de Documentos e Informações
54.01.01	Atividade	Elaboração de Normas e Diretrizes referentes à Gestão de Documentos e Informações
54.01.01.06	Tipo Documental	Manual de Gestão de Documentos e Informações

-------------------------------------------------------------------------------------------

                                                   

 No modelo de Plano de classificação do CONARQ o  código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais estão divididos por assunto, estão estruturados e distribuídos de acordo com a função e atividades do órgão. Cada Função, atividade e assunto recebe um código, esses códigos refletem a hierarquia funcional das atividades desempenhada pelo órgão, definidas em classes, subclasses, grupos e subgrupos até chegar nos tipos documentais, esse esquema vai do assunto geral até chegar em um documento especifico. 

Nesse tipo de plano os códigos são os decimais, dividido em dez classes, subdividido em subclasses, grupos e subgrupos. As dez classes principais recebem 3 números inteiro, composta por 3 algarismos.

Classe 000

Classe 100

Classe 200

Classe 300

Classe 400

Classe 500

Classe 600

Classe 700

Classe 800

Classe 900

Exemplo de plano de classificação usado a Resolução 14 do CONARQ.

030 MATERIAL

- Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral.

     030.1 CADASTRO DE FORNECEDORES

031 ESPECIFICAÇÃO. PADRONIZAÇÃO. CODIFICAÇÃO. PREVISÃO.

CATÁLOGO. IDENTIFICAÇÃO. CLASSIFICAÇÃO (inclusive amostras)

032 REQUISIÇÃO E CONTROLE DE SERVIÇOS REPROGRÁFICOS

(inclusive assinaturas autorizadas e reprodução de formulários)

033 AQUISIÇÃO (inclusive licitações)

      033.1 MATERIAL PERMANENTE

- Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobiliário, aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de arte.

- Quanto à documentação bibliográfica, classificar em 062.

             033.11 COMPRA (inclusive compra por importação)

             033.12 ALUGUEL. COMODATO. LEASING

             033.13 EMPRÉSTIMO. DOAÇÃO. CESSÃO. PERMUTA

-------------------------------------------------------------------------------------------

                                               

O Plano de Classificação da ANEEL (Agência Nacional de Energia Elétrica) tem como base os assuntos, é balizado pela Resoluçao 14 do CONARQ. Nesse plano os assuntos são divididos em três categorias: Atividades amplas de gestão (.trata diretamente das metas institucionais), Atividades Meio (Refletem as atividades meio ou administrativas e financeiras e abarcando assuntos relacionados à Secretaria, recursos humanos, materiais e financeiros, comunicação e informação) e Atividades Fim (Nestes itens foram contemplados os assuntos relativos às atividades fim da ANEEL e por este motivo, refletem suas atribuições reguladoras e fiscalizadoras). As classes principais estão relacionadas a grandes funções correspondes a missão da instituição, em seguida temos as subclasses, grupos e subgrupos.  

O plano de classificação da ANEEL usa uma estrutura similar a do CONARQ dividindo os atividades por códigos hierarquicamente subordinados, de uma função mais ampla até a tipologia documental, sendo atribuído códigos nas divisões.

Exemplo de classificação usando esse código.

030 - Material e Serviços

                             030.1 - Cadastro de fornecedores

031 - Especificação, previsão, classificação e controle

032 - Serviços reprográficos

033 - Aquisição

                             033.1 - Material (permanente e de consumo) e serviços

                              033.11 – Compra

                                033.111 – Concorrência

                                033.112 – Tomada de preços

                                033.113 – Convite

                                033.114 – Inexigibilidade

                                033.115 – Dispensa de licitação

                              033.12 - Aluguel. Comodato. Leasing

                              033.13 - Doação. Cessão. Permuta

-------------------------------------------------------------------------------------------

                                                          

O FUNDO ISAAK FRANCISCO ROJAS

 É um fundo pessoal de um militar naval argentino, foi dividido 6 funções: Personal, Carrera Militar, Vice Presidencia Provisional de La Nacion, Retiro Efectivo, Actividad Politico-Intelectual, Coleccion Bibliografica, Investigacion "Revoluición libertadora".  A metodologia adotada na elaboração desse fundo foi a descrita pela  ISAD(G) General International Standard Archival Description, ou Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística. É uma norma desenvolvida pelo Conselho Internacional de Arquivos  que estabelece diretrizes gerais para a descrição arquivística, deve  ser usada em conjunto com normas ou recomendações nacionais existentes em cada país.  

OBJETIVOS PRECONIZADOS PELO ISAD AO SE CRIAR UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Assegurar a produção de descrições consistentes e auto-explicativas.

Facilitar a recuperação e troca de informação sobre documentos de arquivo.

Possibilitar a partilha de dados de autoridade.

Tornar possível a integração de descrições provenientes de diferentes entidades detentoras num sistema unificado de informação.

PRINCÍPIOS ORIENTADORES

A descrição arquivística baseia-se no respeito pela proveniência e pela ordem original.

A descrição arquivística é um reflexo da organização da documentação.

A organização da documentação de arquivo estrutura-se em níveis hierárquicos, relacionados entre si.

Os níveis de descrição são determinados pelos níveis de organização.

A descrição arquivística aplica-se a toda a documentação de arquivo, independentemente da sua forma e suporte.

A descrição arquivística aplica-se a todas as fases de vida da documentação de arquivo, podendo variar apenas os elementos de informação considerados na descrição, e a exaustividade com que são preenchidos.

A descrição arquivística aplica-se igualmente a toda a documentação de arquivo, independentemente de ser produzida por uma pessoa colectiva, uma pessoa singular ou por uma família.

Exemplo de aplicação do plano de classificação descrito pelo ISAD no fundo Isaak Francisco Rojas.

 Zona de identificação (Descrição teórica descrita pelo  ISAD(G))

• Código(s) de referência
• Título
• Data(s)
• Nível de descrição
• Dimensão e suporte

identificação área (Aplicação prática no fundo  ISAAK FRANCISCO ROJAS)

Referência: AR-MD-ARA-DEHN-FIFR-Personal.Recibos de ativos e despesas

Título: ativos e despesas Receipts

Datas: 1955-1962

Nível de descrição Série

Volume e apoio unidade Descrição: 1 caixa, papel

------------------------------------------------------------------------------------------

Zona de conteúdo e estrutura (Descrição teórica descrita pelo  ISAD(G))

• Âmbito e conteúdo
• Avaliação, seleção e eliminação
• Ingresso(s) adicional(ais)
• Sistema de organização

Conteúdo e estrutura da área (Aplicação prática no fundo  ISAAK FRANCISCO ROJAS)

Alcance e conteúdo:

Esta série inclui recibos de pagamento recebidas por Isaac F. Rojas desde que ele atua como Vice-Presidente interino da Nação, bem como o seu papel como militar. Em adição há várias despesas comprovantes Rojas, sua esposa e filha, como a compra do vestido.

-------------------------------------------------------------------------------------------

Zona de controlo da descrição (Descrição teórica descrita pelo  ISAD(G))

• Nota do(s) arquivista(s)
• Regras ou convenções
• Data(s) da(s) descrição(ões)

Controle descrição área (Aplicação prática no fundo  ISAAK FRANCISCO ROJAS)

Arquivista 's nota: Compilado por Alan ferrugem

regras ou normas: ISAD

descrições Data: novembro 2014

Elaborando Problemas Arquivísticos

Realizamos a atividade 2 no dia 01/04  (dentro do auditório) e Avaliamos os documentos do acervo pessoal do Prof. André. Analisamos os documento diplomaticamente a a tipologia destes.

A atividade proposta pelo grupo é identificar estes itens, como documentos de arquivo ou coleção, o contexto que os tornam documento de arquivo, seu tipo documental, e função.

Todos os documentos fazem parte do acervo Pessoal de Bruno França.

Documento para chamar de seu

Diplomática e música

A Diplomática Sonora, a partir das diretrizes do prof. Dr. André Porto Ancona Lopez e de interesse coletivo do grupo que constitui este blog, decidiu focar suas análises diplomática e tipológica em documentos relacionados ao contexto da produção musical. Para esta postagem específica, faremos uma análise enfocando um documento relacionado ao requerimento de registro de uma música, que no caso seria uma partitura, e que provavelmente será apresentado nas Oficinas Documentais orquestradas pela disciplina.

Requerimento de registro de música

O documento destacado é avaliado observando seus aspectos intrínsecos e extrínsecos, sua produção e seus produtores, tramitação, traços que validam, a disposição das informações, autenticidade e as relações orgânicas produtor/atividade, e através desses aspectos entender um dos procedimentos para a consolidação de uma música, o requerimento para registro e reconhecimento de uma música junto à Biblioteca Nacional, que estabelece padrões técnicos para o estabelecimento da música, como meios para o registro de várias partituras por coletânea, ou registro de várias letras e respectivas partituras. E para fomentar essa análise, buscamos nos aprofundar nos conceitos e reflexões de Luciana Duranti quanto à Diplomática como base teórica e metodológica, para relacionar este documento (e outros que venhamos a discutir) com o cerne da análise diplomática e tipológica das atividades que envolvem uma produção musical.

Duranti que em seu livro Diplomatic: New Uses For An Old Science define o que é e a importância da diplomática para a Arquivística dos tempos hodiernos, explorando seus conceitos e métodos, sua relação com os documentos, a produção e suas características intrínsecas e extrínsecas destes e sua relação com os produtores. Conceitos apresentados por ela que podem fazer-nos compreender a relevância da diplomática para as diversas funções da Arquivística contemporânea, inclusive para entendermos os processos relacionados à documentação da área foco de nosso blog.

Verdadeiro ou Falso?

Antes de comprar um imóvel devemos tomar alguns cuidados, ter certeza que o terreno pertence a quem alega ser o vendedor e checar toda a documentação do imóvel antes de fechar negócio. Mesmo tomando todas as precauções não estamos livres de comprar gato por lebre.

Pensando nisso postamos o esse documento de alteração cadastral de um imóvel, ele é verdadeiro ou falso?

Locuções com Duranti

Em Resposta a atividade proposta no Blog Diplomática e Tipologia Documental:
http://diplomaticaetipologia.blogspot.com.br/2016/04/locucoes-com-duranti.html

                                                        www.amazon.co.uk

Atividade 2 - Segundo Duranti, documentos Diplomaticamente autênticos são aqueles que seguiram as regras de produção do lugar e da época que o documento foi criado, também caracteriza um documento autêntico a competência de quem os criou, isto é: se contém todos os pontos obrigatórios no documento. Como exemplo uma Procuração em que somente um Cartório de notas pode emitir.

Atividade 4 - Já os documentos para ter autenticidade histórica, Duranti afirma que têm de atestar de maneira real os fatos ocorridos. Sendo avaliados nesta fase somente os o conteúdo do documento. Exemplificando o exame de uma ata de reunião aonde os fatos relatados tem de condizer com a verdade.

Atividade 5 - Os três conceitos de autenticidade na Diplomática, elucidados por Durati são interpretados separadamente, porém para atestar a originalidade de um documento é necessário que a autenticidade diplomática, Jurídica e Histórica estejam presentes, sendo diplomaticamente autêntico – produzido conforme as normas e práticas de sua época; juridicamente autêntico – produzido por pessoal legalmente incumbida desta função; e historicamente autêntico – produzido em cima de fatos reais atestando a realidade.

Qual é a espécie?

Espécie: Marcadores de página Publicitários

Função: Divulgação

Formato: Marcador de página

Forma: Original múltiplo

Suporte: Papel

Classe: Textual/imagético

Sinais de validação: Editora que produziu o cartão, foto e nome do autor do livro

Não arquivístico

Espécie: Cartão postal publicitário

Função: Divulgação

Formato:Cartão postal

Forma: Original múltiplo

Suporte: Papel

Classe: Textual/imagético

Sinais de validação: Editora que produziu o cartão, foto da capa do livro,  nome do autor e endereço do site

Arquivístico (fundo de André Porto Ancona Lopez como prova de que ele foi um dos colaboradores da produção do livro)

Espécie:  Credencial

Função:  Participação de escotismo

Formato: Cartão

Forma: Original

Suporte: Plástico PVC

Classe: Textual/imagético

Sinais de validação: Editora que produziu o cartão, logotipo, identificação do dono da carteirinha

Arquivístico (do acervo de cada escoteiro)

Espécie: Relatório  

Função: Prestação de contas

Formato:  Revista

Forma: Original múltiplo

Suporte: Papel

Classe: Textual/imagético

Sinais de validação: Editora que produziu a revista, identificação do produtor com endereço e telefone

Arquivístico (do acervo do governo)

Espécie: Nota Fiscal  

Função: Contábil financeira

Formato:  Folha avulsa

Forma: Original

Suporte: Papel

Classe: Textual

Sinais de validação: Carimbo da empresa responsável por emitir a nota, identificação de quem produziu a nota, número de telefone, númeração de identificação

Arquivístico (do acervo de Budapeste e de André Porto Ancona Lopez) 

Espécie: Folder de divulgação Evento

Função: Divulgação

Formato:  Folder

Forma: Original multiplo

Suporte: Papel

Classe: Textual/imagético

Arquivístico (do acervo do Grupo de Pesquisa Acervos Fotográficos) 

Espécie: Folder de divulgação Evento

Função: Divulgação

Formato:  Folder

Forma: Original multiplo

Suporte: Papel

Classe: Textual/imagético

Arquivístico (fundo de André Porto Ancona Lopez como prova de que ele foi ao Congresso)